Elektronische Rechnung (E-Rechnung)
Foto: AdobeStock/Andrey Popov
1. Hintergrund
Ab dem 1.1.2025 gelten besondere Regelungen für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmern: Der Gesetzgeber hat mit dem sogen. Wachstumschancengesetz die verpflichtende elektronische Rechnung (E-Rechnung) zwischen inländischen Unternehmen schrittweise eingeführt. Die E-Rechnung ist ein strukturiertes Format, das den Vorgaben der EU-Richtline EN 16931 entspricht. In Deutschland sind das insbesondere die Rechnungsformate "XRechnung" und "ZUGFeRD". Andere Rechnungsformate, wie z. B. pdf-Dokumente und Papierrechnungen, sind sogen. sonstige Rechnungen, die nur noch an Privatpersonen gestellt werden dürfen. An unternehmerische Kunden im Inland dürfen sonstige Rechnungen nur noch innerhalb der Übergangsfristen (s. Zeitplan) ausgestellt werden.
| Hinweis: Die E-Rechnung wird seit einigen Jahren auch für Umsätze an öffentliche Auftraggeber verwendet. |
2. Zeitplan
| Ab 1.1.2025 | Verpflichtung zum Empfang von E-Rechnungen (alle Unternehmen) |
| Ab 1.1.2027 | Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen für Unternehmen mit einem Vorjahresgesamtumsatz von über 800.000 Euro |
| Ab 1.1.2028 | Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen für alle Unternehmen mit Ausnahme von Kleinunternehmern (§ 19 UStG) |
3. Ausnahmen
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise dürfen immer als sonstige Rechnungen ausgestellt werden.
- EDI-Rechnungen können noch bis zum 31.12.2027 unverändert weiter genutzt werden.
4. Darauf müssen sich die Betriebe vorbereiten
Schritt 1: Empfangsverpflichtung
In einem ersten Schritt sind alle Unternehmen ab dem 1.1.2025 zum Empfang von E-Rechnungen verpflichtet.
Technische Mindestvoraussetzungen:
- E-Mail-Postfach
- Software zum Auslesen von Rechnungsdatensätzen (z. B. Quba-Viewer)
- elektronisches Archivsystem zur revisionssicheren Archivierung von E-Rechnungen
Schritt 2: Ausstellungsverpflichtung
Ab dem 1.1.2027 müssen alle Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro E-Rechnungen an inländische unternehmerische Kunden ausstellen. Ab dem 1.1.2028 sind auch alle anderen Unternehmen mit einem geringeren Jahresumsatz dazu verpflichtet (Ausnahme: Kleinunternehmer nach § 19 UStG).
Technische Mindestvoraussetzungen:
- technische Mindestvoraussetzungen aus Schritt 1 (s. o.)
- Software zur Erstellung von XRechnungen oder ZUGFeRD-Rechnungen (ab Version 2.1)
Wenn Sie Fragen zur Einführung der E-Rechnung in Ihrem Betrieb haben, können Sie sich z. B. an Ihren Steuerberater, Ihren IT-Dienstleister oder an die Beratungsstellen der Handwerkskammern und an die Fachverbände wenden. Die Handwerksorganisationen bieten auch Online-Seminare zum Thema E-Rechnung an.
Umsatzsteuerrechtliche und praktische Fragen zur Verwendung der E-Rechnung beantwortet das Bundesfinanzministerium in seinem Erlass (BMF-Schreiben) vom 15.10.2024.
Das Bundesfinanzministerium hat außerdem am 19.11.2024 eine FAQ-Liste zum Thema E-Rechnung veröffentlicht.
5. Darauf müssen sich Handwerksorganisationen vorbereiten
Die E-Rechnungsverpflichtung gilt u.U. auch für Vereine, Verbände und Körperschaften des öffentlichen Rechts. Handwerkskammern, Fachverbände, Innungen und Kreishandwerkerschaften sowie deren Zusammenschlüsse sind von der E-Rechnungsverpflichtung nur betroffen, wenn und soweit sie einen unternehmerischen Bereich haben:
| Ab 1.1.2025 | Verpflichtung zum Empfang von E-Rechnungen für den unternehmerischen Bereich bzw. von E-Rechnungen, die sowohl den unternehmerischen als auch den hoheitlichen/ideellen Bereich betreffen |
| Ab 1.1.2027 | Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen an inländische Unternehmer für Umsätze im unternehmerischen Bereich für Organisationen mit einem Vorjahresgesamtumsatz im unternehmerischen Bereich von über 800.000 Euro |
| Ab 1.1.2028 | Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen an inländische Unternehmer für Umsätze im unternehmerischen Bereich für alle Organisationen, es sei denn, sie sind Kleinunternehmer (§ 19 UStG) |
6. Inhalt und Ausstellungsfrist einer E-Rechnung
Wie jede andere Rechnung muss auch eine E-Rechnung alle Pflichtangaben des § 14 Abs. 4 und § 14a UStG enthalten. Die Pflichtangaben müssen in strukturierter Form in der E-Rechnung vorliegen. Die unstrukturierte Angabe in einem Textfeld oder in einem Anhang reicht nicht aus. E-Rechnungen müssen innerhalb von sechs Monaten nach Erbringung der Leistung (Fertigstellung) ausgestellt werden. Eine elektronische Signatur ist nicht erforderlich. Wir verweisen auf unseren Flyer zur Rechnungsstellung:
Der ZDH stellt Ihnen im Mitgliederbereich eine Praxishilfe sowie eine Argumentationshilfe zur Einführung von elektronischen Rechnungen in Handwerksbetrieben zur Verfügung (Login erforderlich).
7. Häufig gestellte Fragen zur E-Rechnung (FAQ)
1. Was bringt mir die E-Rechnung?
2. Was ist eine E-Rechnung?
3. Was ist eine sonstige Rechnung?
4. Muss eine E-Rechnung eine elektronische Signatur haben?
5. Für welche Umsätze müssen E-Rechnungen ausgestellt werden?
6. Was muss ich beachten bei Rechnungen an Kirchen, Stiftungen, Vereine u.a.?
7. In welcher Frist müssen E-Rechnungen ausgestellt und übermittelt werden?
8. Welche Ausnahmen gibt es?
9. Für welche Umsätze kann ich eine sonstige Rechnung ausstellen?
10. Welche technischen Voraussetzungen muss ich am 1.1.2025 erfüllen?
11. Welche Angaben muss ich in einer E-Rechnung machen?
12. Wie stelle ich Skonto in der E-Rechnung dar?
13. Wie können E-Rechnungen übermittelt und empfangen werden?
14. Was mache ich, wenn der Auftraggeber die Annahme einer E-Rechnung verweigert?
15. Was gilt für Verträge als Rechnung (z. B. Mietverträge?)
16. Wie werden Anzahlungen in der Schlussrechnung (E-Rechnung) berücksichtigt?
17. Wie berichtige ich eine E-Rechnung?
18. Was muss ich tun, wenn sich die Bemessungsrundlage für die Umsatzsteuer ändert (z.B. Aufmaßänderungen durch den Auftraggeber, Rabattvereinbarungen)?
19. Kann ich den Vorsteuerabzug geltend machen, auch wenn mir der Auftragnehmer keine E-Rechnung ausstellt?
20. Wie überprüfe ich eine E-Rechnung?
21. Muss ich E-Rechnungen elektronisch weiterverarbeiten?
22. Wie muss ich eine E-Rechnung aufbewahren?
23. Kann ich die Kosten für die Anschaffung von neuer Software steuerlich geltend machen?
24. Kann ich für die Anschaffung neuer Software öffentliche Fördermittel beantragen?
25. Wie finde ich die passende Software?
26. Wer kann mir weiterhelfen?
1. Was bringt mir die E-Rechnung?
Betriebe, die ihre Belegverarbeitung digitalisieren, können ihre Prozesse optimieren und Kosten einsparen. Denn elektronische Rechnungen ermöglichen eine automatische und medienbruchfreie Verarbeitung von Rechnungen. Fehleranfällige manuelle Eingaben werden überflüssig. Rechnungen können schneller und komfortabler erstellt werden, der Papierverbrauch sinkt, Portokosten entfallen. Eingehende E-Rechnungen können elektronisch eingelesen, zugeordnet, geprüft, verbucht und zur Zahlung angewiesen werden.
2. Was ist eine E-Rechnung?
Elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) sind Rechnungen, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden und eine elektronische Verarbeitung ermöglichen. Das strukturierte elektronische Format
- muss entweder der europäischen Norm EN 16931 entsprechen (dazu zählen in Deutschland die Rechnungsformate "XRechnung" und "ZUGFeRD" (ab Version 2.0.1, ausgenommen Profile MINIMUM und BASIC-WL) oder
- kann zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vereinbart werden. In diesem Fall muss das verwendete Format die richtige und vollständige Extraktion der nach dem Umsatzsteuergesetz erforderlichen Angaben (Rechnungspflichtangaben nach § 14 und §14a UStG) in ein Format ermöglichen, das der EU-Norm EN 16931 entspricht oder mit dieser interoperabel ist (z. B. EDI-Formate).
Digitale, bildhafte Dateiformate wie "pdf", "tif" und "jpeg" gehört nicht zu den elektronischen Rechnungen.
3. Was ist eine sonstige Rechnung?
Papierrechnungen und Rechnungen in digitalen Formaten, die nicht der E-Rechnung entsprechen (s. 2.), sind sonstige Rechnungen.
4. Muss eine E-Rechnung eine elektronische Signatur haben?
Die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts einer Rechnung müssen, neben der Lesbarkeit, gewährleistet sein. Bei der Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur oder eines zulässigen EDI-Verfahrens gilt dies als sichergestellt. Allerdings kann beides auch durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren gewährleistet werden. Eine elektronische Signatur ist also nicht unbedingt erforderlich.
5. Für welche Umsätze müssen E-Rechnungen ausgestellt werden?
Die E-Rechnungsverpflichtung gilt für Umsätze zwischen im Inland (Deutschland) ansässigen Unternehmern. Das bedeutet: Unternehmer mit Sitz in Deutschland (Ausnahme: Kleinunternehmer nach § 19 UStG) müssen E-Rechnungen für Umsätze ausstellen,
- die sie an andere Unternehmer mit Sitz im Inland ausführen und
- die nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind.
E-Rechnungen müssen auch ausgestellt werden, wenn der Leistungsempfänger eine inländische juristische Person des öffentlichen oder privaten Rechts ist (z. B. Handwerkskammern, Kirchengemeinden, Vereine, Stiftungen) und der Umsatz ganz oder teilweise an den unternehmerischen Bereich dieser Einrichtung erbracht wird.
Grundsätzlich darf sich der Rechnungsaussteller auf die Angabe des Leistungsempfängers verlassen, ob er ein inländischer Unternehmer ist oder nicht, es sei denn, ihm liegen andere Erkenntnisse vor. Die Verwendung einer Umsatzsteuer- Identifikationsnummer oder der Wirtschafts-Identifikationsnummer kann ein Indiz dafür sein, dass der Leistungsempfänger unternehmerisch handelt.
Die E-Rechnungsverpflichtung gilt u. a. auch für Umsätze,
- für die der Leistungsempfänger die Steuer schuldet (§ 13b UStG),
- für die der Leistungsempfänger die Rechnung erteilt (Gutschrift im umsatzsteuerrechtlichen Sinne),
- die nur teilweise umsatzsteuerpflichtig und im Übrigen steuerfrei nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG sind,
- die an Kleinunternehmer erbracht werden,
- die an Unternehmer erbracht werden, die steuerfreie Umsätze ausführen.
6. Was muss ich beachten bei Rechnungen an Kirchen, Stiftungen, Vereine u.a.?
An Körperschaften des öffentlichen und des privaten Rechts müssen nur dann E-Rechnungen ausgestellt werden, wenn die Leistung (ganz oder teilweise) an deren unternehmerischen Bereich erbracht wird. Hier sollte im Zweifel nachgefragt werden.
7. In welcher Frist müssen E-Rechnungen ausgestellt und übermittelt werden?
E-Rechnungen müssen, wie alle anderen Rechnungen auch, innerhalb von sechs Monaten nach Erbringung der Leistung (Fertigstellungszeitpunkt) ausgestellt und an den Rechnungsempfänger übermittelt werden.
8. Welche Ausnahmen gibt es?
Bei Kleinbetragsrechnungen mit einem Gesamtbetrag bis 250 Euro und für Fahrausweise muss keine E-Rechnung ausgestellt werden. In diesen Fällen können zwar freiwillig E-Rechnungen erteilt werden, jedoch ist hierfür die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich. Von einer Zustimmung kann ausgegangen werden, wenn der Rechnungsempfänger die E-Rechnung widerspruchslos akzeptiert.
Kleinunternehmer sind – auch über die Übergangsfristen hinaus – nicht zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet. Sie sind jedoch wie alle anderen Unternehmer verpflichtet, ab 1.1.2025 E-Rechnungen zu empfangen.
9. Für welche Umsätze kann ich eine sonstige Rechnung ausstellen?
Wenn ab dem 1.1.2027 bzw. 1.1.2028 die Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen besteht, können in bestimmten Fällen dennoch weiterhin sonstige Rechnungen ausgestellt werden.
Für Umsätze an
- Privatpersonen und
- an juristische Personen des öffentlichen oder des privaten Rechts, die nicht Unternehmer sind,
können sonstige Rechnungen gestellt werden. Papierrechnungen sind in diesen Fällen immer möglich. Für Rechnungen in einem elektronischen Format ist die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich. Diese kann konkludent erteilt werden (z. B. durch widerspruchslose Annahme der E-Rechnung).
| Hinweis: Allerdings kann es sein, dass nach anderen Rechtsvorschriften dennoch eine Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung besteht (z. B. bei öffentlichen Aufträgen nach der E-Rechnungsverordnung des Bundes). |
10. Welche technischen Voraussetzungen muss ich am 1.1.2025 erfüllen?
Ab dem 1.1.2025 müssen E-Rechnungen lediglich empfangen werden können. Dazu ist ausreichend:
- ein E-Mail-Postfach
- eine Software zum Lesbarmachen von E-Rechnungen (z. B. der im Internet kostenfrei verfügbare Quba-Viewer)
- eine Software zum elektronischen Archivieren der empfangenen Rechnungen
| Hinweis: Bereits seit Jahren besteht die Verpflichtung zur elektronischen Archivierung elektronisch empfangener Geschäftsdokumente, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, s. Frage 22. |
Sprechen Sie hierzu mit Ihrem Steuerberater.
11. Welche Angaben muss ich in einer E-Rechnung machen?
In der E-Rechnung müssen alle Rechnungspflichtangaben nach § 14 Abs. 4 und § 14a UStG in strukturierter Form angegeben werden (s. ZDH-Flyer "Umsatzsteuer – Anforderungen an Rechnungen"). Ergänzende Angaben können im Freitextfeld gemacht oder in einen in der E-Rechnung enthaltenen Anhang aufgenommen werden.
12. Wie stelle ich Skonto in der E-Rechnung dar?
In der XRechnung gibt es kein eigenes Feld für die strukturiert Angabe von Skonto. Das liegt daran, dass die EU-Norm EN 16931, der die XRechnung entspricht, dies derzeit noch nicht vorsieht. Da es sich aber in Deutschland bei Skonto um eine Rechnungspflichtangabe handelt, ist eine strukturierte Angabe notwendig. Es kann wie folgt vorgegangen werden:
Skonto kann in den Zahlungshinweisen in ein Freitextfeld eingegeben werden. Freitextfelder sind jedoch nicht automatisch auslesbar. Deshalb muss das Skonto in einer bestimmten Zeichenfolge und zeilenweise ohne Leerzeichen eingegeben werden.
Beispiele: #SKONTO#TAGE=14#Prozent=2.25# #SKONTO#TAGE=28#PROZENT=1.00# |
Bezieht sich das Skonto nur auf einen Teilbetrag der Rechnung (z.B. Material), so muss der Grundwert zur Berechnung des Skontos mit angegeben werden.
Beispiele: #SKONTO#TAGE=14#Prozent=2.25#BASISBETRAG=357.93# #SKONTO#TAGE=28#Prozent=1.00#BASISBETRAG=357.93# |
Bei ZUGFeRD-Rechnungen im Profil EN16931 steht ebenfalls nur ein Freitextfeld zur Verfügung. Allerdings gibt es im Profil EXTENDED, der Erweiterung/Extension des FeRD, die Möglichkeit Skonto in einem strukturierten Format zu übermitteln.
13. Wie können E-Rechnungen übermittelt und empfangen werden?
Für die Übermittlung von E-Rechnungen kommen beispielsweise der Versand per E-Mail, die Bereitstellung der Daten mittels einer elektronischen Schnittstelle, der gemeinsame Zugriff auf einen zentralen Speicherort innerhalb eines Konzernverbundes oder die Möglichkeit des Downloads über ein Internetportal in Betracht.
14. Was mache ich, wenn der Auftraggeber die Annahme einer E-Rechnung verweigert?
Verweigert der Rechnungsempfänger die Annahme einer E-Rechnung bzw. ist er technisch hierzu nicht in der Lage, hat er kein Anrecht auf eine alternative Ausstellung einer sonstigen Rechnung durch den Rechnungsaussteller. In diesem Fall gelten die umsatzsteuerrechtlichen Pflichten des Rechnungsausstellers auch als erfüllt, wenn er eine E-Rechnung ausgestellt und sich nachweislich (z. B. anhand eines Sendeprotokolls) um eine ordnungsgemäße Übermittlung bemüht hat.
15. Was gilt für Verträge als Rechnung (z. B. Mietverträge?)
Verträge können als sonstige Rechnung angesehen werden, wenn sie die nach §§ 14, 14a UStG erforderlichen Angaben enthalten. Besteht eine Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung, so muss diese alle erforderlichen Rechnungsangaben in strukturierter Form enthalten. Der Vertrag kann ergänzend als integrierter Anhang in die E-Rechnung aufgenommen werden.
Bei Dauerschuldverhältnissen (z.B. Mietverhältnissen) reicht es aus, wenn einmalig für den ersten Teilleistungszeitraum eine E-Rechnung ausgestellt wird, in die entweder der zugrundeliegende Vertrag als Anhang aufgenommen wird oder es sich klar aus der E-Rechnung ergibt, dass es sich um ein Dauerschuldverhältnis handelt. Eine erneute Ausstellung einer E-Rechnung ist erst dann erforderlich, wenn sich die Rechnungspflichtangaben ändern (z. B. bei einer Mieterhöhung).
Für vor dem 1.1.2027 als sonstige Rechnung erteilte Dauerrechnungen besteht keine Pflicht, zusätzlich eine E-Rechnung auszustellen, solange sich die Rechnungsangaben nicht ändern.
16. Wie werden Anzahlungen in der Schlussrechnung (E-Rechnung) berücksichtigt?
In einer Schlussrechnung (im Folgenden "Endrechnung"), mit der über die ausgeführte Leistung insgesamt abgerechnet wird, sind vereinnahmte Anzahlungen sowie die darauf entfallende Steuer abzusetzen, wenn über diese Anzahlungen separate Rechnungen erteilt worden sind.
Derzeit ist die Berücksichtigung von Anzahlungen im strukturierten Teil einer E-Rechnung technisch noch nicht möglich. Deshalb akzeptiert es die Finanzverwaltung, wenn bei Endrechnungen, die bis zum 31.12.2027 in Form einer E-Rechnung ausgestellt werden, die Anzahlungen in einem in die E-Rechnungen integrierten unstrukturierten Anhang dargestellt werden:
Beispiel (Abschnitt 14.8 Abs. 8 Nr. 2 Umsatzsteuer-Anwendungserlass – UStAE) Endrechnung Nr. … vom 19. 11. 01 Montagehalle:
Die geleisteten Anzahlungen sind in der angefügten Zahlungsübersicht zusammengestellt. Anhang der Rechnung Nr. … vom 19. 11. 01 Zahlungsübersicht
|
Alternativ kann eine sogen. Restrechnung (Abschnitt 14.8 Abs. 11 UStAE) ausgestellt werden:
Statt einer Endrechnung kann der Unternehmer über das restliche Entgelt oder den verbliebenen Restpreis eine Rechnung erteilen (Restrechnung). In ihr sind die im Voraus vereinnahmten Teilentgelte und die darauf entfallenden Steuerbeträge nicht anzugeben.
17. Wie berichtige ich eine E-Rechnung?
Der Rechnungsaussteller kann die E-Rechnung berichtigen. Eine Berichtigung erfolgt bei fehlenden oder unzutreffenden Rechnungspflichtangaben nach § 14 Abs. 4 und §14a UStG. Die Berichtigung muss unter Verwendung desselben Rechnungstyps (E-Rechnung) erfolgen. Eine Übermittlung der fehlenden oder berichtigten Angaben in einer anderen Form ist nicht ausreichend.
Die berichtigte E-Rechnung muss durch eindeutige Bezugnahme auf die ursprüngliche Rechnung zum Ausdruck bringen, dass es sich um eine berichtigte Rechnung handelt.
Soweit noch keine Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung gilt (vor dem 1.1.2025 und innerhalb des Übergangszeitraums bis 31.12.2027), kann eine Rechnungsberichtigung auch ohne Verwendung einer E-Rechnung erfolgen.
18. Was muss ich tun, wenn sich die Bemessungsrundlage für die Umsatzsteuer ändert (z.B. Aufmaßänderungen durch den Auftraggeber, Rabattvereinbarungen)?
In Fällen einer Änderung der Bemessungsgrundlage (§ 17 UStG) ist auch bei einer E-Rechnung eine Berichtigung des Steuerbetrags in der ursprünglichen Rechnung nicht erforderlich.
Dies betrifft z. B. auch nachträglich abgerechnete Rabatt- oder Bonusvereinbarungen auf Grundlage der Jahresabnahmemengen. In derartigen Fällen ist gem. § 14 Absatz 4 Satz 1 Nummer 7 UStG in der Rechnung nur darauf hinzuweisen, dass eine im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts besteht. Hierfür ist ein eindeutiger Verweis auf den Vertrag ausreichend. Die Belegaustauschpflicht in Fällen einer Änderung der Bemessungsgrundlage besteht nur in den in § 17 Absatz 4 UStG bezeichneten Fällen. Ein Beleg im Sinne von § 17 Absatz 4 UStG kann, muss aber nicht als umsatzsteuerliche Rechnung (und damit ggf. als E-Rechnung) ausgestellt werden.
19. Kann ich den Vorsteuerabzug geltend machen, auch wenn mir der Auftragnehmer keine E-Rechnung ausstellt?
Wenn der leistende Unternehmer zur Ausstellung einer E-Rechnung verpflichtet ist (im Rahmen der Übergangsregelungen frühestens ab 1.1.2027), erfüllt grundsätzlich nur eine E-Rechnung die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Rechnung, aus der ein Vorsteuerabzug möglich ist. Wird stattdessen eine sonstige Rechnung ausgestellt, kann diese durch Ausstellung einer E-Rechnung (unter eindeutiger Bezugnahme auf die ursprüngliche Rechnung) berichtigt werden.
Wird die sonstige Rechnung nicht durch Ausstellen einer E-Rechnung berichtigt, kann ausnahmsweise dennoch ein Vorsteuerabzug möglich sein, wenn die sonstige Rechnung inhaltlich richtig und vollständig ist und die Finanzverwaltung somit über alle Angaben verfügt, um die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug zu prüfen.
| Hinweis: Der Rechnungsempfänger weiß in der Regel nicht, ob der Rechnungsaussteller aufgrund der Höhe seines Vorjahresumsatzes zur Nutzung der Übergangsregelung berechtigt ist und bis zum 31.12.2027 sonstige Rechnungen ausstellen darf. Er ist auch nicht verpflichtet, das zu überprüfen, es sei denn, ihm liegen bereits entsprechende Kenntnisse über die Unternehmensgröße des Rechnungsausstellers vor. |
20. Wie überprüfe ich eine E-Rechnung?
Der Datensatz einer E-Rechnung kann mittels einer Software (z. B. der kostenfrei im Internet erhältliche Quba-Viewer) lesbar gemacht (visualisiert) und anschließend überprüft werden. Auch hybride Rechnungsformate wie ZUGFeRD, die neben dem Datensatz aus einem lesbaren pdf-Dokument bestehen, sollten auf diese Weise überprüft werden, da Abweichungen zwischen dem Datensatz und dem lesbaren pdf-Dokument auftreten können. Für die Finanzverwaltung hat der Inhalt den Datensatzes bei der hybriden Rechnung Vorrang vor dem lesbaren pdf-Dokument.
21. Muss ich E-Rechnungen elektronisch weiterverarbeiten?
Der Rechnungsempfänger ist nicht dazu verpflichtet, eine E-Rechnung elektronisch weiterzuverarbeiten. Die E-Rechnung kann auch mithilfe einer Software (z.B. Quba-Viewer) visualisiert und manuell in die Buchhaltung eingegeben werden. Allerdings ist es komfortabel, zeitsparend und weniger fehleranfällig, wenn die E-Rechnung automatisch in die Buchhaltung eingelesen und verarbeitet wird.
22. Wie muss ich eine E-Rechnung aufbewahren?
Der Datensatz einer E-Rechnung (XML-Datei) muss elektronisch so archiviert werden, dass er in seiner ursprünglichen Form vorliegt und unveränderbar ist. Eine maschinelle Auswertbarkeit seitens der Finanzverwaltung muss sichergestellt sein. Die Datei darf nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist (8 Jahre) gelöscht werden. Eine längere Aufbewahrung wird empfohlen.
Enthält ein zusätzlich übersandtes Dokument (z. B. der Bildteil einer hybriden Rechnung, Übersendungs-E-Mail) weitere steuerlich relevante Informationen (z. B. Buchungsvermerke), so ist das Dokument ebenfalls in seiner ursprünglichen Form unveränderbar aufzubewahren.
Es genügt also nicht, die E-Rechnung oder deren Visualisierung auszudrucken und abzuheften. Die Pflicht zur elektronischen Archivierung gilt im Übrigen schon seit Jahren für alle elektronischen Geschäftsunterlagen, die für die Besteuerung relevant sind. Die Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit der Archivierung sind Teil der handelsrechtlichen Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und steuerrechtlichen Buch- und Aufzeichnungspflichten. Diese ergeben sich sowohl aus der Abgabenordnung (z. B. §§ 145 bis 147 AO) als auch aus Einzelsteuergesetzen (z. B. § 22 UStG). Die Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von E-Rechnungen finden sich insbesondere in § 147 AO (Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen) und §§ 14 Abs. 1 Satz 2, 14b UStG (Aufbewahrung von Rechnungen). Wegen der Einzelheiten wird auf das BMF-Schreiben vom 28.11.2019, insbesondere die Randnummern 130 ff. verwiesen.
Hinweis: Bitte besprechen Sie die Themen Archivierung und Verfahrensdokumentation sowie Sicherstellung des Datenzugriffs mit Ihrem Steuerberater. |
23. Kann ich die Kosten für die Anschaffung von neuer Software steuerlich geltend machen?
Die Kosten für die Anschaffung neuer Software können als Betriebsausgaben geltend gemacht werden.
24. Kann ich für die Anschaffung neuer Software öffentliche Fördermittel beantragen?
Das Bundeswirtschaftsministerium gibt in seiner Förderdatenbank Auskunft über Förderungen des Bundes, der Länder und der EU.
25. Wie finde ich die passende Software?
Software zum Lesbarmachen von E-Rechnungen finden Sie z. B. kostenfrei im Internet. Der Bundesverband Software und Digitalisierung im Bauwesen BVBS hat eine Liste mit teilweise kostenfreien Softwareprodukten veröffentlicht:
Weitere Software-Anbieter rund um das Thema E-Rechnung finden Sie z. B. auf der Internetseite "Marktplatz" der DATEV.
26. Wer kann mir weiterhelfen?
Wenden Sie sich zum Thema E-Rechnung zuerst an Ihren Steuerberater. Falls Sie Ihre Buchführung von Ihrem Steuerberater erledigen lassen, kann er sie ggf. an seine Kanzlei-Software anbinden.
Falls Sie bereits eine Rechnungssoftware in Ihrem Betrieb verwenden, befragen Sie Ihren IT-Dienstleister, ob die Software an die E-Rechnungsverpflichtung angepasst wird.
Hilfestellung zum Thema E-Rechnung und Digitalisierung im Betrieb bieten auch die Beratungsstellen der Handwerkskammern.