Start des elektronischen Mitteilungsverfahrens zum 1. Januar 2025

Mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen wurde in § 146a Abs. 4 AO eine Mitteilungspflicht für elektronische Aufzeichnungssysteme i. S. d. § 146a Abs. 1 AO i. V. m. § 1 KassenSichV eingeführt (BGBl. I 2016, 3152). Nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz sind

• der Name des Steuerpflichtigen,
• die Steuernummer des Steuerpflichtigen,
• die Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung,
• die Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
• die Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme,
• die Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
• das Datum der Anschaffung des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems und
• das Datum der Außerbetriebnahme des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems

mitzuteilen. Die Mitteilung ist innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme des elektronischen Aufzeichnungssystems zu erstatten (§ 146a Abs. 4 Satz 2 AO).

Die Mitteilungspflicht gilt grundsätzlich seit dem 1. Januar 2020. Durch das BMF-Schreiben vom 6. November 2019 (BStBl 2019 I S. 1010) wurde die Mitteilungsverpflichtung über den Einsatz oder die Außerbetriebnahme eines elektronischen Aufzeichnungssystems im Sinne des § 146a Abs. 1 AO nach § 146a Abs. 4 AO jedoch bis zum Einsatz einer elektronischen Übermittlungsmöglichkeit ausgesetzt. Das BMF hat nunmehr mit Schreiben vom 28. Juni 2024 (Az. IV D 2 - S 0316-a/19/10011:009) bekannt gegeben, dass das elektronische Mitteilungsverfahren über das Programm „Mein ELSTER“ und die ERiC-Schnittstelle ab dem 1. Januar 2025 zur Verfügung steht. Für die Mitteilung anlässlich des Startbeginns soll danach Folgendes gelten:

• Mitteilung der Anschaffung – Anschaffung erfolgte vor dem 1. Juli 2025

Die Mitteilung von vor dem 1. Juli 2025 angeschafften elektronischen Aufzeichnungssystemen im Sinne des § 1 Absatz 1 Satz 1 KassenSichV ist bis zum 31. Juli 2025 zu erstatten. Auch nicht angeschaffte (z. B. gemietete oder geleaste) elektronische Aufzeichnungssysteme sind entsprechend mitzuteilen (AEAO zu § 146a, Nr. 1.16.2.6), da diese den angeschafften elektronischen Aufzeichnungssystemen gleichstehen.

• Mitteilung der Anschaffung – Anschaffung erfolgte ab dem 1. Juli 2025

Ab dem 1. Juli 2025 angeschaffte elektronische Aufzeichnungssysteme im Sinne des § 1 Absatz 1 Satz 1 KassenSichV sind innerhalb eines Monats nach Anschaffung mitzuteilen (§ 146a Absatz 4 Satz 2 AO). Entsprechendes gilt für nicht angeschaffte (z. B. gemietete oder geleaste) elektronische Aufzeichnungssysteme (AEAO zu § 146a, Nr. 1.16.2.6).

• Außerbetriebnahme

Vor dem 1. Juli 2025 endgültig außer Betrieb genommene und im Betrieb nicht mehr vorgehaltene elektronische Aufzeichnungssysteme sind nur mitzuteilen, wenn die Meldung der Anschaffung des elektronischen Aufzeichnungssystems zu diesem Zeitpunkt bereits erfolgt ist. Werden elektronische Aufzeichnungssysteme ab dem 1. Juli 2025 außer Betrieb genommen, ist eine Mitteilung dieses Vorgangs innerhalb eines Monats vorzunehmen (§ 146a Abs. 4 Satz 2 AO). Es ist zu beachten, dass bei der Mitteilung der Außerbetriebnahme elektronischer Aufzeichnungssysteme vorher die Anschaffung mitzuteilen ist.

• Sonstiges

Weiter wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass bei jeder Mitteilung stets alle elektronischen Aufzeichnungssysteme einer Betriebsstätte in der einheitlichen Mitteilung zu übermitteln sind (AEAO zu § 146a, Nr. 1.16.1.4) und die Rz. 145 bis 155 der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD - BMF-Schreiben vom 28. November 2019 – IV A 4 – S 0316/19/10003:001, BStBl I S. 1269) unberührt bleiben.

Das Schreiben enthält darüber hinaus Ausführungen zur Mitteilung von EU-Taxametern und Wegstreckenzählern. Ferner wird das o.g. BMF-Schreiben vom 6. November 2019 vollständig aufgehoben.

Weitere Informationen zum Mitteilungsverfahren können dem Anwendungserlass zu § 146a AO (Rz. 1.16) und den FAQ des BMF (Thema: Mitteilungspflicht nach § 146a Abs. 4 AO) entnommen werden.