Umfrage zum Thema elektronische Rechnung

Der Bundesrat hat am 22.3.2024 dem Vermittlungsergebnis zum Wachstumschancengesetz zugestimmt und damit den Weg für die elektronische Rechnung (E-Rechnung) in Deutschland frei gemacht. Hierfür ist folgender Zeitplan vorgesehen:

• Ab 1.1.2025 müssen alle Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen.
• Ab 1.1.2027 sind Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro verpflichtet, an unternehmerische Leistungsempfänger ausschließlich elektronische Rechnungen auszustellen.
• Ab 1.1.2028 sind auch alle Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von bis zu 800.000 Euro verpflichtet, an unternehmerische Leistungsempfänger ausschließlich elektronische Rechnungen auszustellen.

Die vorgenannten Verpflichtungen zur Ausstellung von elektronischen Rechnungen gelten nicht für Umsätze bis 250 Euro (Kleinbetragsrechnungen) sowie für Fahrausweise.

Was nun zu tun ist

Handwerksunternehmen sollten nun zügig damit beginnen, sich auf die neue Verpflichtung zur Nutzung von E-Rechnungen vorzubereiten. Hierzu sollte zuerst der Steuerberater des Betriebs befragt werden, welche Möglichkeiten durch Anbindung des Unternehmens an die Steuerberatungskanzlei bestehen. Falls der Betrieb seine Buchhaltung selbst erledigt, sollte er sich einen Softwareanbieter suchen, der ihn bei der Einführung der E-Rechnung unterstützt. Denn auch wenn für kleinere Unternehmen eine großzügige Übergangsregelung gilt, wird der Bedarf nach IT-Dienstleistern insbesondere vor dem 1.1.2027 und dem 1.1.2028 sehr groß sein, da alle Unternehmen in Deutschland von der Thematik betroffen sind. Möglicherweise wird auch die Finanzverwaltung eine freie Software – zumindest zum Auslesen von E-Rechnungen – zur Verfügung stellen. Das ist aber derzeit noch ungewiss.

Vor der Auswahl einer E-Rechnungs-Software sollte sich der Betriebsinhaber über einige Punkte Gedanken machen: Wie groß ist die Anzahl der regelmäßig gestellten Rechnungen? Wie setzt sich der Kundenkreis zusammen (Privatpersonen, andere Unternehmen, öffentliche Auftraggeber) und welche Anforderungen stellen die Kunden an das Rechnungsformat und den Übertragungsweg (XRechnung, hybride Rechnung, Papierrechnung oder EDI)? Welche Software ist bereits im Betrieb vorhanden und soll eingebunden werden? Auch müssen die Anforderungen aus der GoBD wie z. B. die Archivierung und die Anpassung der Verfahrensdokumentation mitbedacht werden.

Zudem sollte der Unternehmer überlegen, ob er nur die Grundanforderungen – also das Empfangen, Ausstellen und ordnungsgemäße Archivieren von E-Rechnungen – erfüllen möchte oder ob er den Digitalisierungsprozess im Betrieb noch weiter voranbringen will. Sollen also eingehende Rechnungen auch automatisiert weiterverarbeitet werden, um den Rechnungsprozess effizierter und zeitsparender zu gestalten? Sollen die Mitarbeiter im Außendienst in die Lage versetzt werden, abrechnungsrelevante Daten direkt nach Ausführung der Arbeiten beim Kunden digital zu erfassen und an das Büro zu übermitteln? Auf diese Weise kann der Handwerksunternehmer den Rechnungsprozess wesentlich beschleunigen, er gewinnt Zeit für seine unternehmerische Tätigkeit und das Geld vom Kunden ist schneller auf dem Konto.

ZDH-Praxishilfe und Umfrage

Der ZDH stellt zur Unterstützung der Handwerksunternehmen bei der Einführung der E-Rechnung die Praxishilfe "Elektronische Rechnungen" zur Verfügung, der bei Handwerkskammern und Fachverbänden kostenfrei erhältlich ist. Er steht für Mitgliedsorganisationen im ZDH-Mitgliederbereich als Download zur Verfügung (Link erst nach Login aktiv).

Zusammen mit den Universitäten Erlangen-Nürnberg und Potsdam führt der ZDH eine Umfrage unter den Handwerksunternehmen durch, um zu erfahren, wie sich die Betriebe auf die künftige E-Rechnungsverpflichtung vorbereiten und wo noch Unterstützungsbedarf besteht. Hier gelangen Sie zur Umfrage: https://www.soscisurvey.de/eRechnung/?r=z

Ihre Teilnahme an der Umfrage ist ein wichtiger Beitrag aus der Praxis für die Praxis.