USt-Satz für Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen

Bis zum 31.12.2023 gilt der ermäßigte USt-Satz von 7 % statt 19 % für Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen, ausgenommen Getränke. Von der Ermäßigung des Umsatzsteuersatzes profitieren nicht nur Restaurants, Kantinen, Bars und Cafés, sondern z.B. auch Fleischereien, Bäckereien, Konditoreien und Eishersteller, die für ihre Kunden Tische und Stühle zum Vor-Ort-Verzehr bereithalten sowie Catering- und Partyservice-Anbieter.

Rund um die Neuregelung stellen sich diverse Anwendungsfragen in Bezug auf die Umsatzsteuer, die Buchung des Eigenverbrauchs und die Umprogrammierung der elektronischen Kassen. Auf dieser Seite haben wir aktuelle Informationen für Sie zusammengestellt.

Die Angaben auf dieser Seite wurden nach bestem Wissen gemacht. Sie ersetzen jedoch nicht die steuerliche Beratung im Einzelfall.

Ermittlung des Eigenverbrauchs

Die Privatentnahme von Lebensmitteln aus dem Betrieb durch den Betriebsinhaber und seiner Familie ist umsatzsteuerpflichtig. Die Warenentnahmen sollten grundsätzlich monatlich (bei monatlicher Abgabe einer Umsatzsteuer-Voranmeldung) bzw. vierteljährlich (bei einer vierteljährlichen Abgabe einer Umsatzsteuer Voranmeldung) verbucht und versteuert werden. Der Eigenverbrauch ist entweder einzeln zu ermitteln oder pauschal anzusetzen.

Durch das Gesetz zur Umsetzung steuerlicher Hilfsmaßnahmen zur Bewältigung der Corona-Krise (Corona-Steuerhilfegesetz) vom 19. Juni 2020 wurde mit § 12 Absatz 2 Nr. 15 eine Regelung eingeführt, nach der für die nach dem 30. Juni 2020 und vor dem 1. Juli 2021 erbrachten Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen mit Ausnahme der Abgabe von Getränken der ermäßigte Steuersatz der Umsatzsteuer anzuwenden ist.

Das BMF hatte in einem ersten Schreiben vom 15. Juni 2021 neue Pauschbeträge für Sachentnahmen (Eigenverbrauch) 2021 veröffentlicht. Die Verlängerung der Regelung zur Anwendung eines ermäßigten Steuersatzes der Umsatzsteuer für Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen bis zum 31. Dezember 2022 wurde entsprechend auch in der Festlegung der Pauschbeträge für Sachentnahmen für das Jahr 2022 berücksichtigt (vgl. BMF-Schreiben vom 20. Januar 2022). Da eine erneute Verlängerung der Ausnahmeregelung befristet bis zum 31. Dezember 2023 durch das sog. Achte Verbrauchsteueränderungsgesetz vom 24. Oktober 2022 vorgenommen wurde, ist dies ebenfalls in den vom BMF am 21. Dezember 2022 veröffentlichten Pauschbeträgen für Sachentnahmen für das Jahr 2023 berücksichtig worden.

Das BMF weist ausdrücklich darauf hin, dass wenn Betriebe jedoch nachweislich auf Grund einer landesrechtlichen Verordnung, einer kommunalen Allgemeinverfügung oder einer behördlichen Anweisung vollständig wegen der Corona-Pandemie geschlossen sind, in diesen Fällen ein zeitanteiliger Ansatz der Pauschbeträge erfolgen kann.

Praxistipp: Auswirkungen der Einführung eines ermäßigten Steuersatzes auf die Kassenführung

Aufgrund des ermäßigten Steuersatzes für Speisen muss der betroffene Betriebsinhaber sein Kassensystem umstellen. Dies führt zu einem technischen Umstellungsaufwand, der je nach eingesetztem Aufzeichnungssystem – elektronische oder computergestützte Kassensysteme, Registrierkassen – und der Ausgestaltung der Kassen-Software unterschiedlich umfangreich ausfallen wird.

Mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen wurde eine Verpflichtung zur Belegausgabe eingeführt, die seit 1. Januar 2020 zu beachten ist (§ 146a Abs. 2 S. 1 AO). Der Inhalt dieses Belegs (§ 6 Kassensicherungsverordnung) muss nun an die Ermäßigung des Steuersatzes angepasst werden. Hierfür ist eine Umprogrammierung der Kassensoftware erforderlich. Daher sollte unbedingt zeitnah Kontakt mit dem Kassen(fach)händler oder dem Kassenhersteller aufgenommen werden, um zu klären, wie eine Umstellung konkret erfolgen muss (kann z.B. eine Anpassung im sog. Remote-Verfahren erfolgen oder ist der Einsatz eines Technikers vor Ort erforderlich etc.). Es empfiehlt sich ferner, den Steuerberater auch in den Prozess der Kassenumrüstung einzubinden.

Verfahrensdokumentation

Wichtig ist, dass auch eine Aktualisierung der Verfahrensdokumentation vorgenommen wird, damit insoweit eine formelle Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung sichergestellt ist. Die Verfahrensdokumentation dient der Nachvollziehbarkeit und der Nachprüfbarkeit und daher muss jedes Datenverarbeitungssystem – also auch das Kassensystem – über eine übersichtlich gegliederte, aussagefähige und aktuelle Verfahrensdokumentation einschließlich einer Änderungshistorie verfügen. Aus dieser muss der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Datenverarbeitungsverfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind.

Neben der Bedienungsanleitung der Kasse, Stammdaten-(änderungs-) Protokolle auch die Kassenänderungsprotokolle (Artikel, Preise, u. a.) sowie eine Dokumentation der Grundprogrammierung und alle Programmänderungen je Kassensystem in der Verfahrensdokumentation aufgenommen werden.

Fehlt die Verfahrensdokumentation bzw. ist diese nicht vollständig oder aktuell und kann eine Buchführung deshalb nicht progressiv und retrograd geprüft werden, liegt ein formeller Mangel vor. Dieser kann sogar zur Verwerfung der gesamten Buchführung und einer sich anschließenden Schätzung führen.

Eine Muster-Verfahrensdokumentation zur Kassenführung stellt der Deutsche Fachverband für Kassen- und Abrechnungstechnik e.V. kostenlos zum Download zur Verfügung.

Besonderheiten bei der Führung einer offenen Ladenkasse

Bei der Verwendung einer sog. offenen Ladenkasse ergibt sich zwangsläufig zwar kein Programmierungsaufwand, jedoch ist sicherzustellen, dass die Trennung der Entgelte gemäß § 22 Abs. 1 Satz UStG vorzunehmen ist. Kommt es durch die Reduzierung des Umsatzsteuersatzes für Speisen auf 5 % nunmehr dazu, dass zukünftig sowohl 16 %-ige und 5 %-ige Umsätze ausgeführt werden, ist die Führung einer offenen Ladenkasse ohne Einzelaufzeichnungen nur dann möglich, wenn ein erfolgreicher Antrag gem. § 63 Abs. 4 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) gestellt wurde. Dieser Antrag sollte unbedingt zeitnah gestellt werden, damit nicht zeitweise auf eine Einzelaufzeichnung der Geschäftsvorfälle umgestellt werden muss.

Ergänzende Dokumentation zur verbesserten Nachvollziehbarkeit der Umsetzung der Neuregelung bei Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen

Mit Schreiben vom 4. November 2020 hat das BMF ausführlich zu der Behandlung von Gutscheinen für Restaurationsleistungen seine Auffassung im Zusammenhang mit der Ermäßigung des Umsatzsteuersatzes dargelegt (vgl. ZDH-Merkblatt „Ermäßigter Steuersatz für Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen ab 1.7.2020“). Die Umsetzung dieser Verwaltungsanweisung im Rahmen der Kassenführung sollte unbedingt mit dem Steuerberater besprochen werden. Ergänzend ist die Verfahrensdokumentation anzupassen. Weiter ist zu beachten, dass die Geschäftsvorfälle „Einzweck-Gutschein“ und „Mehrzweck-Gutschein“ gesondert und getrennt in der Kasse aufzuzeichnen sind (vgl. auch DSFinV-K 2.2, Anhang C). Auch sind die kassierenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter entsprechend zu schulen.

Zurzeit bestehen noch offene Rechtsfragen (z. B. Steuersatz bei Party-Service- und Catering-Leistungen), die möglichweise ebenfalls weiteren Dokumentationsbedarf auslösen. Der ZDH setzt sich weiter dafür ein, dass die bestehenden Rechtsunsicherheiten zeitnah beseitigt werden.