Elektronische Rechnung

Elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) sind Rechnungen in einem bestimmten strukturierten Datenformat (z. B. X-Rechnung, ZUGFeRD). E-Rechnungen werden in Deutschland heute bereits im Rechnungsverkehr mit der öffentlichen Verwaltung genutzt.

Betriebe, die ihre Belegverarbeitung digitalisieren, können ihre Prozesse optimieren und Kosten einsparen. Denn elektronische Rechnungen ermöglichen eine automatische und medienbruchfreie Verarbeitung von Rechnungen. Fehleranfällige manuelle Eingaben werden überflüssig. Rechnungen können schneller und komfortabler erstellt werden, der Papierverbrauch sinkt, Portokosten entfallen. Eingehende E-Rechnungen können elektronisch eingelesen, zugeordnet, geprüft, verbucht und zur Zahlung angewiesen werden.

Die Bundesregierung plant ausweislich des Koalitionsvertrages die Einführung eines elektronischen Meldesystems zur Erstellung, Prüfung und Weiterleitung von Rechnungen, um den Umsatzsteuerbetrug einzudämmen. Die Nutzung von E-Rechnungen wird in Vorbereitung darauf für zwischenunternehmerische Umsätze verpflichtend eingeführt (zu den Zeitpunkten siehe unten stehende Informationen). Viele europäische Nachbarländer haben bereits elektronische Melde- und Berichtssysteme. Die EU-Kommission hat am 8.12.2022 einen Richtlinienvorschlag für ein EU-einheitliches Umsatzsteuer-Meldesystem für grenzüberschreitende Umsätze veröffentlicht. Danach sollen bei Umsätzen zwischen Unternehmen ab 2028 nur noch elektronische Rechnungen in einem einheitlichen strukturierten Datenformat zugelassen werden. Der Vorschlag bedarf noch der Zustimmung des Europäischen Rates. Die EU-Mitgliedstaaten müssen sich dann bei der Ausgestaltung ihrer nationalen Meldesysteme an die Vorgaben der EU-Richtlinie halten.

Das Bundesfinanzministerium hat am 17.4.2023 einen ersten Diskussionsvorschlag für die verpflichtende Verwendung von sogen. E-Rechnungen veröffentlicht und die Wirtschaftsverbände um Stellungnahme gebeten. Der ZDH hat gemeinsam mit den anderen Spitzenverbänden der Wirtschaft mit Schreiben vom 22.5.2023 zu dem Vorschlag Stellung genommen. Des Weiteren hat der ZDH ein Positionspapier für das Handwerk zum Thema E-Rechnung erarbeitet. Die genannten Dokumente finden Sie unten im Downloadbereich.

Mit dem sogen. Wachstumschancengesetz wird nunmehr die Verpflichtung zur Ausstellung von elektronischen Rechnungen in einem standardisierten Datenformat (sogen. E-Rechnung) für Leistungen zwischen Unternehmen eingeführt. Der Bundestag hat am 17.11.2023 das Wachstumschancengesetz beschlossen. Nach einem Vermittlungsverfahren hat der Bundesrat dem Gesetz am 22.3.2024 zugestimmt. Im Vergleich zum Referentenentwurf des Gesetzes wurde der Zeitplan für die Einführung der E-Rechnung um eine Staffelung nach Unternehmensgröße ergänzt:

Zwar werden alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe, ab dem 1.1.2025 zum Empfang von E-Rechnungen verpflichtet. Die Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen wird jedoch zeitlich gestaffelt. Ab dem 1.1.2027 werden zunächst alle Unternehmen zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet, deren Vorjahresumsatz mehr als 800.000 Euro betragen hat. Ab dem 1.1.2028 müssen dann auch alle anderen Unternehmen E-Rechnungen für Leistungen im zwischenunternehmerischen Bereich ausstellen. Der ZDH hatte in seinen Stellungnahmen zu dem Gesetz für eine Verschiebung des Zeitplans und für eine Staffelung nach Unternehmensgröße geworben.

Darüber hinaus wurde erreicht, dass EDI-Rechnungen noch bis zum 31.12.2027 unverändert weiter genutzt werden können.

Der ZDH setzt sich weiterhin für ein mittelstandsfreundliches, lesbares (hybrides) Rechnungsformat ein, das für alle Handwerkskunden gleichermaßen genutzt werden kann, und fordert darüber hinaus eine kostenfreie staatliche Rechnungssoftware. Der Deutsche Bundestag hat in seinem Protokoll zum Beschluss des Gesetzes die Bundesregierung dazu aufgefordert, eine solche Software bereits zum 1.1.2025 für alle Unternehmen zur Verfügung zu stellen. 

Hinweis: Von der E-Rechnungsverpflichtung können auch die Organisationen des Handwerks betroffen sein, soweit sie (im umsatzsteuerrechtlichen Sinne) einen unternehmerischen Bereich haben (s. Schaubild im Download-Bereich).

Der ZDH stellt Ihnen im Mitgliederbereich eine Praxishilfe sowie eine Argumentationshilfe zur Einführung von elektronischen Rechnungen in Handwerksbetrieben zur Verfügung (Login erforderlich).